SEMINAR / EDUKACIJA »

Arhiviranje kadrovske dokumentacije – pravni aspekt i rokovi čuvanja

Termin održavanja:

Zagreb, 24. listopad 2024. (četvrtak), Hotel International, Miramarska Cesta 24

Vrijeme održavanja:

Početak: od 9,00 h (prijam od 8,30 h)
Očekivano trajanje seminara: 9,00 – 13,30 sati

Kotizacija:

125,00 € (100,00 € + PDV) po sudioniku, a uključuje pisani materijal, olovku i osvježavajući napitak. Drugi i svaki sljedeći sudionik iz istog društva plaća kotizaciju u iznosu od 112,50 € (90,00 € + PDV).

(Pretplatnici ne plaćaju kotizaciju za navedeni seminar)

Prikupljanje dokumentacije iz radnih odnosa: vođenje i arhiviranje dosjea zaposlenika – novi rokovi čuvanja

Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (NN 55/24) stupa na snagu 1. listopada 2024. godine i donosi nove rokove čuvanja podataka zaposlenika, odnosno usklađuje se s GDPR-om kod obveze vođenja osobnih podataka s načelom ograničenja pohrane – poslodavac je dužan pohraniti i čuvati podatke o radnicima na način i u rokovima određenim u skladu s novim Pravilnikom.

Za kadrovsku administraciju odgovoran je odjel za pravne i kadrovske poslove/odjel ljudskih resursa, koji brine o administraciji podataka i pravnoj usklađenosti, a vodi brigu o prikupljanju dokumentacije vezane za radni odnos, urednom vođenju i arhiviranju dosjea zaposlenika, prijavi i odjavi zaposlenika, organizaciji arhive na razini tvrtke i druge poslove.

Često osobni dosje zaposlenika sadrži niz dokumenata spremljenih u fizičkom ili digitalnom obliku, a kao što su:

• životopis i molba za zaposlenje,
• kopija svjedodžbe, diplome i ostalih potvrda o stručnom usavršavanju,
• PK-porezna kartica, preslika osobne iskaznice,
• podaci tekućeg račun (kopija bankovne kartice),
• odluka o uspješno završenom probnom radu,
• potvrda o podacima evidentiranim u matičnoj evidenciji osiguranika,
• ugovor o radu i aneksi ugovora o radu,
• odluke o darovima, nagradama i priznanjima,
• dokumenti koji prate obračun plaće i dr.

Osnove za prikupljanje, obradu i pohranjivanje podataka definirane su u skladu s nizom pravnih propisa, kao što su Zakon o radu, Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca, Zakon o zaštiti na radu, Zakon o provedbi opće uredbe o zaštiti podataka i drugi.

Temeljem zakonskih odredbi, svaki poslodavac zbog potreba zapošljavanja i priznavanja prava zaposlenika iz radnog odnosa, prikuplja i vodi različitu kadrovsku dokumentaciju.

Dokumentacija je često opsežna i sadrži povjerljive osobne i poslovne podatke.

Podaci se pohranjuju ili u elektroničkom obliku, kao što su baze podataka kadrovskog informacijskog sustava, ili u dokumentarnom (fizičkom) obliku koji se pohranjuje u osobnoj mapi zaposlenika.

Poslodavac mora, za svakog zaposlenika, imati određene dokaze koji su u izravnoj vezi s radnim odnosom, ali ih ne smije čuvati suprotno zakonu i dulje nego što je potrebno – neki dokumenti čuvaju se relativno kratko, neki samo za vrijeme trajanja radnog odnosa, neki u određenom vremenskom periodu ili trajno.

Prilikom arhiviranja kadrovske dokumentacije, poslodavac je dužan pridržavati se raznih zakonskih propisa koji zahtijevaju prikupljanje određenih podataka:

• koja zakonska regulativa iz područja radnog prava nameće određene obveze poslodavcima za prikupljanje dokumentacije,
• koji su novi rokovi i način čuvanja podataka o radnicima pohranjenih na ispravama, dokumentima i aktima,
• koji su najkraći rokovi što se tiče čuvanja pojedinih dokumenata,
• koju dokumentaciju sadrži osobni dosje, što se u njemu ne smije čuvati i kada zakon dopušta iznimke,
• mogu li se čuvati podaci i dokumenti o zaposleniku bez zakonske osnove,
• kako legalno provesti i dokumentirati proces zapošljavanja i zasnivanje radnog odnosa,
• koje sve evidencije o zaposleniku voditi i koliko ih dugo čuvati,
• što sve o plaćama zaposlenika treba čuvati trajno,
• koji se dokumenti trajno čuvaju u osobnom dosjeu zaposlenika,
• što s pristiglim zamolbama za posao kandidata za radno mjesto bez objavljenog natječaja,
• koliko dugo čuvati dokumente koji nisu trajni i kako ocijeniti rok čuvanja u tim slučajevima,
• koje dodatne obveze nameće GDPR prilikom pohrane dokumenata u osobnim dosjeima,
• kako organizirati pristup podacima iz osobnog dosjea,
• što s dokumentacijom nakon prestanka radnog odnosa?

Prilagodite i uskladite svoj sustav za vođenje i pohranu osobnih dosjea zaposlenika i kadrovske evidencije u skladu sa zakonskim propisima. Iskoristite savjete i praktične upute koje smo pripremili na stručnom i interaktivnom seminaru u suradnji sa pravnim stručnjakom.

Program seminara:

• Osobni dosje zaposlenika (novi rokovi i način čuvanja podataka)
• Pravne procedure za dobivanje podataka od zaposlenika
• Klasifikacija i čuvanje kadrovske dokumentacije
• Pravna osnova za prikupljanje osobnih podataka
• Podaci za ostvarivanje prava iz radnoga odnosa
• Trajna pohrana propisane evidencije zaposlenika
• Osjetljivi podaci zaposlenika
• Utjecaj GDPR-a na arhiviranje kadrovske dokumentacije
• Novi rokovi čuvanja kadrovske dokumentacije
• Brisanje podataka zaposlenika
• Dokumentacija bivših zaposlenika i obrada podataka
• Pravo zaposlenika na pristup osobnim podacima
• Uvid u pohranjene podatke o zaposlenicima
• Odgovornost za upravljanje i arhiviranje osobnih dosjea
• Pitanja i odgovori sudionika

Uplata:

Naknada za sudjelovanje na seminaru uplaćuje se unaprijed u korist transakcijskog računa:
HR83 2484 0081 1351 3485 6

Prijava:

Prijave za sudjelovanje dostavljaju se putem web prijavnice ili maila: seminar@seminar.hr

Molimo vas da nam svojom pravovremenom prijavom omogućite kvalitetno organiziranje seminara.
U slučaju nedovoljnog broja prijava zadržavamo pravo odgode ili otkaza seminara. U tom slučaju uplaćene kotizacije biti će odmah vraćene uplatiteljima.