SEMINAR »
Upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom u digitalnom i konvencionalnom obliku
Termin održavanja:
Zagreb, 27. lipanj 2022. (ponedjeljak), Hotel Central, Branimirova ul. 3
Vrijeme održavanja:
Početak: od 9,00 h (prijam od 8,30 h)
Očekivano trajanje seminara: 9,00 – 14,00 sati
Kotizacija:
775,00 kn (620,00 kn + PDV) po sudioniku, a uključuje pisani materijal, olovku i osvježavajući napitak.
Drugi i svaki sljedeći sudionik iz istog društva plaća kotizaciju u iznosu od 700,00 kn (560,00 kn + PDV).
Upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom u pismohranama
Arhivsko gradivo
Prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima tijela javne vlasti dužna su utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog javnog dokumentarnog gradiva u digitalnom obliku, kao i osigurati pretvorbu arhivskoga gradiva koje je u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik.
Središnji državni ured za razvoj digitalnog društva predlaže uvođenje službene iskaznice za zaposlenike državnih tijela u vidu elektroničke, odnosno digitalne kartice kao javne isprave, a za pristup svim bazama podataka i aplikacijama koje svakodnevno koriste za obavljanje poslova (svi informacijski sustavi do početka iduće godine morali bi imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima).
Novim Pravilnikom o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (NN, br. 105/20) detaljnije se uređuju sva pitanja oko uvjeta i načina stvaranja, čuvanja, obrade, vrednovanja, pretvorbe u digitalni oblik, izlučivanja i predaje dokumentarnog gradiva te načina provjere stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama.
Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su nadležnom arhivu dostaviti Popis cjelokupnog dokumentarnog gradiva, njegove ispravke i dopune jednom godišnje sa stanjem na zadnji dan prethodne godine, osim ako od strane nadležnog arhiva nije odobren dulji rok za dostavu podataka.
- Koja je funkcija arhiva u javnoj upravi?
- Koje su obveze stvaratelja arhivskog gradiva?
- Koje su upute i procedure kod sređivanja gradiva u pismohranama?
- Kako osigurati dostupnost informacija i dokumentacije?
- Na koji način obraditi i zaštititi arhivsko gradivo?
Što su obvezni stvaratelji javnog dokumentarnog gradiva:
- zaštititi, srediti i opisati gradivo koje posjeduju te osigurati prostor pismohrane i/ili informacijski sustav od neovlaštenog pristupa;
- osigurati primjeren prostor za odlaganje i čuvanje gradiva;
- utvrditi pravila i postupke nastajanja izvornog gradiva u digitalnom obliku te osigurati sigurnu pretvorbu arhivskog gradiva u fizičkom ili analognom obliku u digitalni oblik;
- omogućiti uvid u javno arhivsko gradivo strankama;
- obavještavati nadležni arhiv o svim važnijim promjenama na gradivu.
Novčanom kaznom u iznosu od 20.000,00 do 50.000,00 kuna kaznit će se za prekršaj pravna osoba koja obavi pretvorbu gradiva u digitalni oblik bez potvrde Hrvatskog državnog arhiva o sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva sa zakonskim odredbama.
Stvaratelji i posjednici gradiva dužni su izraditi pravila za upravljanje svojim dokumentarnim gradivom kojima se uređuju pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje gradiva, kao i pitanja o infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama. S pravilima trebaju biti upoznati svi zaposlenici koji sudjeluju u obradi gradiva.
Na seminaru će polaznici biti upoznati s propisima i obvezama postupanja s dokumentarnim i arhivskim gradivom, postupcima i pravilima za digitalizaciju gradiva te dobiti upute i smjernice za primjenu u svakodnevnom poslovanju kroz primjere i rješenja iz prakse sa stručnjakom iz ovog područja.
Program seminara:
- Zakonski okvir
- arhivski i srodni propisi
- obveze stvaratelja i posjednika arhivskog gradiva
- Postupanje s gradivom kod stvaratelja
- izrada propisa
- obrada i opis gradiva u pismohranama
- odabir i vrednovanje
- izlučivanje gradiva
- zaštita i čuvanje gradiva
- dostupnost gradiva koje sadrži osobne podatke
- Evidencije u pismohranama
- izrada evidencija i popisa
- dostava popisa
- primjeri popisa
- Primopredaje gradiva arhivu
- postupci, propisi i dokumentacija
- rokovi čuvanja – izrada i primjena
- Digitalno gradivo
- upravljanje elektroničkim dokumentima
- stvaranje i čuvanje gradiva digitalnog gradiva
- pravila i postupak pretvorbe dokumentarnog i arhivskoga gradiva u digitalni oblik
- Primjeri iz prakse, pitanja i odgovori
Uplata:
Naknada za sudjelovanje na seminaru uplaćuje se unaprijed u korist transakcijskog računa:
HR83 2484 0081 1351 3485 6
Prijava:
Broj mjesta je ograničen. Prijave za sudjelovanje dostavljaju se putem web prijavnice ili maila: seminar@seminar.hr
Molimo vas da nam svojom pravovremenom prijavom omogućite kvalitetno organiziranje seminara.
U slučaju nedovoljnog broja prijava zadržavamo pravo odgode ili otkaza seminara. U tom slučaju uplaćene kotizacije biti će odmah vraćene uplatiteljima.